Coronavirus : pas de congés pour mes salariés cet été ?

La période estivale en entreprise s’accompagne généralement de la pose de congés des salariés. En cette période de pandémie, la gestion des jours de repos représente un véritable casse-tête pour les Services RH. Comment assurer le bon roulement des collaborateurs au sein des équipes ? Comment assurer une continuité de services en cas d’effectifs réduits ? Comment maîtriser parfaitement la gestion des congés dans cette situation de crise sanitaire ? Décryptage. 

 

Pose de congés : ce que dit la loi

Depuis 2012, tous les salariés peuvent poser des congés depuis leur premier jour de travailSelon le Code du travail, tout salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé (soit 5 semaines par an) au sein de la même entreprise, quels que soient le type de contrat et son ancienneté. 

En principe, l’employeur, en accord avec le CSE, définit la période de prise des congés et l’ordre des départsSauf circonstances exceptionnelles, il ne peut en aucun cas modifier le planning et les dates de départ en congés moins d’un mois avant la date prévue. 

 

COVID-19 : bouleversement des règles de prise de congés

Réorganisation oblige pour contenir la propagation du virusdes mesures provisoires concernant les congés ont été adoptées. L‘ordonnance du 25 mars 2020 autorise provisoirement l’employeur à : 

  • décider de la prise de jours de congés payés des salariés,  
  • ou modifier unilatéralement ces dates. 

Toutefois, ce droit reste subordonné à la conclusion d’un accord d’entreprise (ou à défaut, d’un accord de branche). 

 

Congés payés : en présence d’un accord d’entreprise

Depuis le début de la crise sanitaire et jusqu’au 31 décembre 2020l’employeur peut imposer ou modifier les dates de prise de congés payés dans la limite de 5 jours ouvrésEn présence d’un accord d’entreprise, un délai de prévenance est applicable, les ordonnances sanitaires l’ayant fixé à un jour franc.  

Cependant, cet accord peut fractionner les congés payés sans l’accord du salarié et refuser la simultanéité du départ en congés de deux salariés mariés ou pacsés au sein de la même entreprise. Il reste toutefois interdit d’imposer aux salariés de prendre des jours de congés sans solde. 

Congés payés : en l’absence d’accord d’entreprise

Si aucun accord collectif n’a été signé pendant la crise sanitaire, ce sont les dispositions réglementaires ou conventionnelles habituelles qui s’imposent à l’entreprise. La loi prévoyant la possibilité de modifier les dates de départ en congés déjà planifiés, il convient tout de même d’informer le salarié concerné dans le respect du délai de prévenance usuel (Code du travail, art. L. 3141-15). 

 

Congés payés imposés : les collaborateurs ont-ils voix au chapitre ?

En raison de la fermeture des locaux ou d’une baisse d’activité, l’organisation de l’entreprise peut se retrouver fortement impactée. Il est fréquent qu’une organisation impose la prise de congés de ses collaborateurs à une période précise de l’année, ce qui ne se révèle pas toujours à leur goût. Cependant, les salariés peuvent contester cette décision, justifiée par une réservation de longue date (vacances, voyage…) ou un événement familial (naissance/adoption, mariage/pacs, décès…). Aucun report de congés n’est autorisé sauf situations particulièresDans ce dernier cas, une autorisation expresse de l’employeur est nécessaire, accordant le report des jours non soldés. Une mention sur le bulletin de paie notifiant le report établit l’accord de l’employeur (Cour de Cassation du 9 juillet 2015). 

Assurer le roulement des collaborateurs nécessite l’application d’une méthodologie adaptée, ce qui passe par l’adoption d’outils adéquatsPremière étape : prioriser les demandes de congés. L’ancienneté ou encore le statut du salarié (parent…) constituent les critères de référence. L’ensemble des informations collectées peut être reporté au sein d’un logiciel de gestion des activités pour une vue consolidée des plannings par équipe. Ensuite, lévaluation de la charge de travail favorise une mobilisation adaptée des équipes avant la période des départs congés. Enfinla mise en place d’un système de back-up assuré par les membres sur place ou le recours à des contrats courts le cas échéant (CDD, freelances) sont autant de solutions favorisant une continuité de services et une réactivité inchangées. 

 

L’automatisation de la gestion des congés, clé d’un Service RH libéré

A circonstances extraordinaires, décisions extraordinaires. La pandémie de COVID-19 a fortement bouleversé le planning des congés des équipes entre chômage partiel et baisse d’activité. Afin de pallier la fermeture des locaux, la loi autorise temporairement les employeurs à imposer une période de pose des congés payés. La crise sanitaire ayant contraint plus de 800 000 entreprises à recourir à l’activité partielle impose une vigilance accrue de la gestion des jours de congés. Le risque ? Se retrouver avec un effectif trop restreint ou un cumul des demandes de congés.  

Afin d’assurer le bon roulement des collaborateursil semble intéressant d’interconnecter les outils Paie & RH au sein d’un SIRH 100 % web. A la clé, un accès aux données mises à jour en temps réel et un partage d’informations fiabilisé pour toutes les parties prenantes !  Les Services RH gagnent en fiabilité en consolidant l’ensemble des informations saisies et peuvent générer une vue d’ensemble à jour, à tout moment. Le plus : cet outil impacte automatiquement la paie des collaborateurs. Pour plus d’informations sur la gestion des congés payés, visionnez le replay de notre  webinar dédié. 

 

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