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Méthode Agile et RH : un mariage pour le meilleur et pour l’avenir

A l’heure où l’agilité est une valeur plébiscitée sur les réseaux sociaux, où en sont les Services Ressources Humaines dans ce domaine ? Quel périmètre recouvre l’approche agile, dont les contours sont encore abstraits pour beaucoup d’employeurs ? De la mise en application puriste de la méthode originelle aux démarches qui s’en inspirent, les RH ont tout à gagner à tendre vers une organisation plus flexible, jour après jour. La preuve par 12.

La méthode Agile : de l’informatique aux RH

%éthode Agile : après l'informatique, les RH

La méthode Agile trouve sa source dans le monde de l’informatique : de la collaboration de 17 développeurs est né l’Agile Manifesto en 2001, structuré autour de 4 valeurs et 12 principes sous-jacents. Objectif : améliorer la gestion des projets informatiques en travaillant sur le cycle et la méthode de développement des outils.

Les 4 valeurs à favoriser sont ainsi :

– « Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils »

– « Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive »

– « La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle »

– « L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan »

Il s’agit donc de donner la priorité à l’individu et à son équipe, au concret, à la collaboration et à l’adaptation en continu. La méthode Agile ne doit pas être confondue avec l’agilité, qui renvoie à la facilité et à la rapidité dans l’exécution d’une activité.

12 Principes agiles pour booster la performance RH

Pour transposer les 12 Principes sous-jacents de la méthode – adaptés à une gestion de projet informatique – dans le quotidien des Services RH, il s’agit simplement de repenser l’organisation du travail, de sorte à la faire évoluer petit à petit.

A la clé, des bénéfices en termes de productivité, de fiabilité et d’efficacité.

« Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée. »

Ici, le « client interne » est un collaborateur de l’entreprise. Les RH doivent être en mesure de proposer des réponses adaptées aux besoins exprimés dans des délais courts et de manière récurrente.

Exemple : un manager sollicite un logiciel pour gérer le planning de ses équipes. Si l’achat de l’outil n’est pas envisageable à court terme, les RH pourront analyser les besoins secondaires exprimés au travers de cette demande afin de proposer un accompagnement adéquat. Ainsi, la mise en place d’un planning partagé sur un drive et l’information des salariés concernés peut aider à temporiser la demande, dans l’attente de dégager un budget correspondant à la demande initiale. Les RH sont dans le concret et plébiscitent la collaboration, il s’agit bien d’une démarche agile et créative.

Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet.

En matière de ressources humaines, le contexte juridico-social évolue sans cesse, la réglementation s’enrichit et devient de plus en plus complexe. Pour transformer la contrainte en opportunité, les RH sont amenées à travailler main dans la main avec les Services Juridiques, notamment.

Ainsi, l’entrée en vigueur du RGPD en 2018 a pu être perçue par certaines entreprises comme un cadre lourd, particulièrement contraignant à respecter et mobilisant fortement les équipes.

Une organisation agile y aura, a contrario, trouvé du sens : l’employeur garantit à ses salariés et clients une conformité avec les normes de protection de leurs données personnelles et affirme ainsi pleinement sa responsabilité sociétale. Via ce type de démarches actives et positives, un Service RH participe à la valorisation de la marque employeur : confiance, responsabilité, engagement.

Livez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à quelques mois et une préférence pour les plus courts.

Il n’est pas toujours simple de penser un projet RH avec des phases courtes, conduisant à la mise en place d’une action tangible aux bénéfices mesurables à court terme.

Imaginons une entreprise qui digitalise ses processus RH. Est-il sensé de mettre en place du jour au lendemain un SIRH complet pour la gestion des congés, des notes de frais, des bulletins de paie dématérialisés, etc. ?

Dans une démarche agile, les managers et collaborateurs sont écoutés, les besoins sont identifiés et priorisés. Les RH cadenceront ainsi l’adoption d’outils dédiés à chacun des enjeux en fonction des urgences à traiter. Une bonne pratique consiste ainsi à sécuriser et dématérialiser la paie, puis à connecter des logiciels RH complémentaires, sources d’efficacité et de fiabilité.

Les utilisateurs ou leurs représentants et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au long du projet.

Les avantages liés à l’implication des collaborateurs dans la politique RH sont mesurables à très court terme. Par exemple, un projet de partage des compétences en interne prend tout son sens à partir du moment où chacun et chacune communique sur ses savoirs et sur son envie de former ses collègues.

Les RH peuvent ainsi établir une cartographie des compétences de l’entreprise et identifier des leviers pour que toute l’organisation gagne en performance : système de mentoring, learn lunch, petits-déjeuners pédagogiques… Des sessions quotidiennes, voire hebdomadaires, auront des effets rapides sur la montée en compétences des salariés.

Le mantra « l’union fait la force » est un précepte à suivre pour les RH !

Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l'environnement et le soutien dont ils ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs souhaités.

Ici, le rôle des Services Ressources Humaines consiste à s’assurer du caractère bienveillant de l’organisation  du travail. On s’éloigne du modèle de management X dans le cadre duquel l’employeur n’accorde aucune confiance à ses employés (considérés comme des tire-au-flanc et incapables de s’auto-responsabiliser) mais dans une approche plus humaniste et réaliste !

Au lieu de contrôler précisément l’investissement des collaborateurs, l’entreprise œuvre en faveur de leur épanouissement en leur proposant un cadre de travail stimulant et un système de reconnaissance formalisé. Le cercle vertueux est ainsi amorcé !

La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l'information à l'équipe de développement et à l'intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face.

A l’heure où la transformation numérique génère des gains tangibles en matière de productivité, un Service RH peut être parfois déconnecté des salariés de l’entreprise, allant parfois même jusqu’à la scission de l’équipe (gestionnaires RH situés dans des établissements distincts, etc.).

Un RH ne doit pas perdre de vue le contact humain ! L’information n’est pas émise et interprétée de la même manière par un individu suivant qu’elle ait été communiquée par mail ou en face à face. Pour être agile tout en gagnant du temps, la visio-conférence constitue un bon compromis.

Un logiciel opérationnel est la principale mesure d'avancement.

Pour évaluer de manière très concrète les performances RH, un suivi précis des KPIs (key performance indicators) tactiques et stratégiques doit être mis en place.

Par exemple, concernant l’activité de recrutement, plusieurs indicateurs clés sont ainsi à observer :

– nombre de candidatures reçues ;

– nombre d’entretiens ;

– taux de nouveaux collaborateurs étant encore en poste après leur période d’essai

Bien entendu, une évaluation qualitative des processus RH doit être menée en fil rouge, néanmoins un bilan chiffré des activités permet de disposer d’une vision pragmatique des résultats générés via les différentes actions menées.

Les processus Agiles encouragent un rythme de développement soutenable. Ensemble, commanditaires, développeurs et utilisateurs devraient être capables de maintenir indéfiniment un rythme constant.

« Etre charrette », faire face à des périodes d’accalmie… Ces situations sont monnaie courante dans le cadre professionnel. En tant que professionnel RH, il est possible de proposer une organisation flexible, permettant à chacun d’optimiser la gestion de ses priorités.

Ainsi, par exemple, le déroulement des campagnes d’entretiens annuels pourra s’étaler sur plusieurs semaines et non pas sur 10 jours ! Les managers seront plus sereins et n’auront pas le sentiment de devoir réaliser cette mission à l’instar d’un travail à la chaîne. Un rythme équilibré réduit le stress et favorise le bien-être au travail, et par ricochet l’engagement des collaborateurs.

Une attentino continue à l'excellence technique et à une bonne conception renforce l'Agilité.

L’excellence d’une gestion Paie & RH peut être évaluée à travers une grille de critères techniques : connaissances précises de la législation en vigueur, respect du cadre réglementaire (RGPD, etc.)… Pour maintenir un très haut niveau de connaissances, un accompagnement de proximité assuré par des experts peut constituer une aide précieuse. Par exemple, les spécialistes en Droit social et en Droit du Travail Nibelis se chargent de mener une veille exhaustive quotidienne ; ils décryptent et documentent les évolutions en vue de former la communauté de clients et les experts internes. A la clé, un gain de temps et surtout une fiabilité inégalée. Etre à jour tous les jours est une priorité pour les Services RH !

La simplicité - c'est-à-dire 'art de minimiser la quantité de travail inutile - est essentielle.

Ici, on touche à un point sensible. De quelles actions s’affranchir pour économiser du temps et gagner en efficacité ? Si on prend l’exemple de la paie, il n’est pas rare de constater que certaines entreprises accomplissent des tâches « en doublon » : ressaisies de données, contrôle informatique puis manuel des bulletins…

Pour éliminer ces traitements chronophages, des outils nouvelle génération ont été développés. Ainsi, le SIRH Nibelis propose une suite complète de logiciels Paie & RH : les données gérées via l’outil dédié à la gestion des congés basculent automatiquement en paie. Les bulletins de salaire sont mis à jour automatiquement : les Services RH libèrent du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée !

Les meilleures architectures, spécifications et conceptions émergent d'équipes auto-organisées.

D’après la méthode citée, la clé de la performance repose sur la confiance. Le manager a bien entendu un rôle à jouer dans le sens où il impulse les projets, coordonne et vérifie la qualité des livrables, etc.

Les Services RH doivent nourrir la culture d’entreprise et encourager l’autonomie au sein des équipes. Pour que ce système fonctionne, quelques préalables doivent être respectés : il s’agit de donner un cadre et du sens au projet. Le travail réalisé par une équipe doit être aligné sur les objectifs du service / de l’entreprise.

A intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquance.

La méthode Agile s’articule autour de plusieurs piliers, dont celui du feedback. Pour gagner en efficacité, les Services RH peuvent choisir de caler des points bi-hebdomadaires ou mensuels durant lesquels 3 problématiques seront étudiées : qu’est-ce qui a été produit ?

Qu’allons-nous réaliser à présent ? Quels sont les écueils que nous rencontrons ? Chacune et chacun est invité à partager son ressenti et sa vision des faits. Cette vision commune permet d’identifier des axes d’amélioration et des leviers de performance.

Les RH de demain seront agiles !

Conclusion : les RH de demain seront agiles

Des Services Ressources Humaines proches des collaborateurs et à l’écoute des besoins de l’employeur disposent de tous les fondements nécessaires pour insuffler une dynamique agile. Pour encourager les pratiques collaboratives et innover, les RH gagnent à s’équiper d’outils en cloud.

La digitalisation des pratiques RH ne rentre pas en contradiction avec le principe de l’agilité qui place l’humain au cœur de l’entreprise, bien au contraire ! Les échanges sont facilités (accès multi-utilisateur illimité grâce aux outils full web), les tâches fastidieuses sont éliminées, la gestion Paie & RH se fait en temps réel…

Au global, c’est toute l’organisation qui grandit en adoptant des pratiques agiles : privilégier la capacité d’adaptation et l’évolutivité, c’est se tourner résolument vers l’avenir.

 

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